March 31, 2020

Lisansüstü Savunma Sınavlarına İlişkin Duyuru

UZAKTAN YAPILAN SAVUNMA SINAVLARINA İLİŞKİN USUL VE ESASLAR

 

Üniversitelerde görevli öğretim üyelerinin uzaktan ders vermesini öngören YÖK düzenlemeleri, lisansüstü düzeyde yapılan seminer, tez önerisi ve tez savunması gibi sınavların işleyişini de doğrudan etkilemektedir. Bu bağlamda İnönü Üniversitesine bağlı enstitüler tarafından, Corona Virüsü (Covid-19) salgını nedeniyle uzaktan yapılacak tez önerisi, tez izleme, tez savunma ve seminer sınavlarının yürütülmesine dair usul ve esasları içeren bir rehber hazırlanmıştır. İçinde bulunduğumuz bu zorlu dönemin tez aşamasındaki öğrencilerimiz ve bu öğrencilerin danışmanlıklarını yürüten öğretim üyelerimiz için bazı zorlukları da beraberinde getirdiğinin farkındayız. Bu zorlu süreci bütün paydaşlarımız için kolaylaştırmak adına hazırladığımız bu rehberin, öğrencilerimiz, öğretim üyelerimiz ve sınavlarda görev alan jüri üyelerinin sorunsuz bir şekilde uzaktan sınav yapmalarına yardımcı olacağını umuyoruz. Yapılacak sınavların sağlıklı ve amacına dönük olarak yürütülmesini sağlamak üzere bütün paydaşlarımızın aşağıda belirttiğimiz usul ve esaslara uygun davranmaları gerekmektedir.

 

1. GENEL KURALLAR (BÜTÜN KATILIMCILAR İÇİN)

 

§  Savunma sınavları öğrenciler ve danışmanları açısından uzun bir hazırlık ve emek gerektiren bir sürecin son aşamasıdır. Bu nedenle bütün katılımcılar bu emeklerin çevrimiçi yapılan toplantı esnasındaki süreçlerden olumsuz olarak etkilenmemesine özen gösterilmelidir. Bu bağlamda bütün katılımcıların çevrimiçi yapılacak savunma sınavı esnasında adayın ve jürinin dikkati dağıtacak tutum ve davranışlardan kaçınması gerekmektedir.

 

§  Bir video konferansta sesin görüntüye göre az da olsa gecikmeli olarak gelebileceği unutulmamalı, konuşurken yavaş konuşmaya gayret edilmeli ve soru yöneltilen kişilerin cevapları beklenmelidir.

 

§  Çevrimiçi ortamların kendine özgü yönleri olduğundan çekim yapılan yerin fazla aydınlık/karanlık veya dağınık zemin özellikleri gibi dikkat dağıtıcı özelliklere sahip olmadığından emin olunmalıdır.

 

§  Olası arka plan gürültülerini azaltmak için sessiz ve sakin bir ortamdan toplantıya iştirak edilmelidir. Mümkünse dış gürültüleri azaltmak için kulaklık kullanılmalıdır.

 

§  Katılımcıların hepsinin mikrofonlarının aynı anda açık olması akustik açıdan bazı olumsuzluklara (yankı, cızırtı vb.) yol açabilir. Bu nedenle sadece konuşma yapacağınız durumlarda mikrofon açık tutulmalı, harici durumlarda mikrofonlar kapatılmalıdır.

 

§  Bütün katılımcıların kameralarının aynı anda açık olması bağlantı açısından sorunlara yol açabilir. Bu nedenle aday ve jüri dışındaki katılımcıların sadece ihtiyaç durumunda kameraları açık tutulmalıdır.

 

§  Çevrimiçi toplantılarda elektrik ya da internet kesintisi, teknik aksaklıklar gibi sorunlar yaşanabilir. Bu gibi durumlarda yeniden toplantıya başlamak zaman alabilir. Toplantıya başkanı bu tür durumlarda jüriyi ve adayı telefonla arayarak yeni toplantı saatini bildirmelidir.

 

§  Danışman öğretim üyesi ev sahibi olarak gerekli teknik altyapının hazırlanması ve toplantının koordinasyonunun sağlanmasından sorumludur. Toplantı başkanlığı görevini yürütecek danışman öğretim üyesi; aday, jüri üyeleri ve katılımcılara toplantıya ilişkin kuralları ve beklentileri açık ve kısa bir şekilde toplantı öncesi açıklamalıdır.

 

2. DANIŞMANIN ROL VE SORUMLULUKLARI

 

2.1. Savunmadan Önce

 

§  Danışmanlar, kullanılacak video konferans programını (WebEx, Skype, Zoom, Google Meet vb.) seçmek için öğrenci ile iş birliği yapmalıdır. Ancak video konferans toplantısını oluşturmak, jürileri ve öğrenciyi toplantıya davet etmek, toplantıya katılım bilgilerini paylaşmak danışmanın sorumluluğundadır.

 

§  Savunma sırasında, teknik konularla ilgili yaşanacak her türlü problemin çözümünden danışman sorumludur.  Teknoloji konusunda daha yetkin olsalar bile, adayların (öğrencilerin) teknik problemlerin çözümüne müdahil olmalarına izin verilmemelidir.

 

§  Savunma esnasında bir problemle karşılaşmamak için kullanılan video konferans sisteminde, öğrencinin ekranını ve sunumunu jüri üyeleriyle nasıl paylaşacağı önceden denenmelidir. Ayrıca kullanılan sistemin ve teknik altyapının tez savunma sınavını yürütmek için elverişli ve uygun olduğundan emin olmak için sınavdan önce mutlaka danışman ve öğrenci arasında bir deneme yapılmalıdır.

 

§  Teknolojiyle ilgili bir sorun yaşanması durumunda, jürilerin toplantıya sesli olarak katılımını sağlamak üzere bütün jüri üyelerinin cep telefonlarının kayıt altına alınmalıdır. Tez savunmalarının başından sonuna kadar telefon aracılığıyla (sadece sesli görüşme) yapılması enstitülerimiz tarafından kabul edilmemektedir, ancak acil durumlarda bazı katılımcılara geçici olarak telefonla ulaşmak gerekebilir.

 

§  Özellikle karar ile ilgili anlarda öğrencinin ve diğer katılımcıların nasıl toplantı platformundan çıkaracağınızı belirleyin. Bunu sağlamak üzere komitenin başka bir görüşme (karar) odasına taşınmasını ve ardından görüşmeler bittiğinde savunma odasına dönmesini sağlayacak önlemleri planlayın. Toplantıya ilişkin video kaydının sadece danışman tarafından alınması, karar sürecinin sağlıklı işleyebilmesi açısından oldukça önemlidir.

 

2.2. Savunma Esnasında

 

§  Savunma başlamadan önce öğrenci ve komite üyeleriyle görüşün. Planlanan başlangıç saatinden en az 15 dakika önce sanal odada olacağınızı ve ses ve videonun etkili bir şekilde çalıştığından emin olmak için gerekli her katılımcıya danışacağınızı herkese bildirin.

 

§  Komitedeki herkese ve öğrenciye, tıpkı yüz-yüze yapılan bir savunmada olduğu gibi kendilerini tanıtmaları için zaman verin. Varsa toplantıya enstitüyü temsilen katılan görevliyi de tanıtın. Bu aynı zamanda hoparlör ve kameraların çalıştığını kontrol etmek için iyi bir yöntemdir.

 

§  Tanışma-Giriş aşamasından sonra, adayın sunumuna başlamadan önce savunmanın gündemini ve/veya kurallarını açıklayın. Tüm katılımcılara sınavın akışını, herkese açık olan kısımları ve sadece jüri üyelerinin katılacağı kısımları bildirin. Herkese açık olan kısımdan, jüriye özel kısma nasıl geçeceğinizi (teknik olarak) belirtin. Ayrıca, savunmaya jüri üyelerinin uzaktan tez savunmasına ilişkin kuralları bilmesi için bu belgeyi sınavdan önce jüri üyeleriyle paylaşın.

 

§  Öğrencinin sunumu sırasında jüri üyesi dışındaki katılımcışarın mikrofonlarını sessize almasını isteyin.

 

§  Bant genişliği sorun olmaması için, jüri üyesi dışındaki katılımcıların konuştukları zamanlar dışında videolarını kapatmasını isteyin. Jüri üyeleri ve adayın toplantıya sadece sesli olarak katılımına izin verilmediğini, toplantı başından sonuna kadar video çekimi yapılması gerektiğini unutmayın.

 

§  Adaya sorulacak sorulara ayrılan zamanın jüriler arasında eşit olarak dağıtılmasını sağlayın.

 

§  Jüri üyeleri dışındaki katılımcılar toplantıya sadece dinleyici olarak katılma hakkına sahiptir. Bu katılımcıların soru sorma ve toplantıyı manipüle etme çabalarına izin vermeyin.

 

 

2.3. Savunma Sonrasında

 

§  Danışman öğretim üyeleri yapılan sınavın şeffaf ve hesap verilebilirliğinin denetlenmesini sağlamak üzere yapılan sınavın başından sonuna videoya kaydedilmesinden ve video kayıtlarının ve tutanakların enstitüye ulaştırılmasından birinci derecede sorumludur.

 

§  Yapılan savunma sınavına ilişkin video kayıtlarının enstitüye ulaştırılmaması ya da kayıtların bozuk ve eksik olması halinde yapılan sınavlar geçersiz sayılacaktır. Kayıtlar enstitü personeline fiziksel olarak teslim edilebileceği gibi, kargo aracılığıyla da gönderilebilir. Olası veri kayıplarını önlemek ve kayıtları yedeklemek adına yapılan sınava ait tanıtıcı bilgiler (sınavın türü, tarihi, aday bilgileri vb.) ile birlikte kayıtların indirilebileceği bir link enstitü kurumsal e-posta adresine gönderilebilir.

 

§  Sınav sonuçlarına ilişkin tutanak ve formların dijital nüshalarının enstitüye ulaştırılmasından danışman öğretim üyeleri sorumludur. Her bir jüri tarafından ıslak olarak imzalanıp taranan form ve belgeler, danışman öğretim üyesi tarafından enstitüye ulaştırılmalıdır. Jürilerin imzalı dijital form ve belgeleri kurumsal e-posta adresleri aracılığıyla enstitünün kurumsal e-posta adresine göndermesi gerekir. Kişisel e-posta adreslerinden gönderilen belgeler enstitüler tarafından dikkate alınmayacaktır. Cep telefonundan tarama yapabileceğiniz yazılımların listesi için https://www.androidauthority.com/best-document-scanner-apps-777240 adresini ziyaret ediniz.

 

3. ÖĞRENCİNİN ROL VE SORUMLULUKLARI

 

3.1. Savunmadan Önce

 

§  Seçilen video konferans platformunun (WebEx, Skype, Zoom, Google Meet) nasıl kullanılacağını bildiğinizden emin olun.

 

§  Platformu sınav öncesinde danışmanınızla test edin. Evde sorun yaşamasanız bile, jüri karşısında sorun yaşayabilirsiniz. Video konferans sistemine katılan kişi sayısı arttığında yaşanacak sorunlar da artabilir.

 

§  Savunmaya başlamadan önce jüri ile paylaşacağınız bilgi ve belgeleri (slayt, video, vb.) danışmanınızla planlayın. Olası teknik sorunlar için bunların bir kopyasını danışmanınıza verin. Teknoloji ile uğraşıyorsanız iyi bir yedekleme planınız olmalı.

 

§  Komitenin karar vermesi aşamasında sanal odadan nasıl çıkacağınızı danışmanınızla planlayın.

 

§  Savunmayı yapacağınız fiziksel ortamı iyi ayarlayın. Arkanızdan ışık (güneş ışığı veya arkanızdan gelen başka bir ışık) gelmediğinden emin olun. Ortamda tanınmanızı sağlayacak düzeyde yeterli ışık olduğundan emin olun.

 

§  Arkanızda çok fazla dikkat dağıtıcı şey olmamasına özen gösterin, sessiz bir yerde oturmaya çalışın.

 

§  Sunumunuzu iki monitör aracılığıyla yapmanız işinizi kolaylaştıracaktır. Sunum yaparken slaytlarınızı bir monitörde (örn. Bilgisayar ekranı) görebilir ve katılımcıları ve toplantı ortamını daha net görmek için daha büyük ikinci bir ekran (Televizyonunuz bir HDMI kablosuyla ikinci bir monitör olabilir) kullanabilirsiniz.

 

§  Bir yakınınız (Eşiniz, anne-babanız vb.) savunmaya katılmak istiyorsa, ayrı bir web kamerasıyla ayrı bir bilgisayar veya telefon kullanarak katılmasını sağlayın. Mikrofon ve hoparlörlerden seslerinin gelmeyeceği ayrı bir ortamda olmaları sınav sağlığı açısından daha makul olabilir.

 

§  Meslektaşlarınızı ve arkadaşlarınızı davet edin. Yakın çevrenizin mezun olmadan önceki bu özel anınıza şahitlik yapmalarını isteyebilirsiniz.

 

3.2. Savunma Esnasında

 

§  Sunumu yaparken, web kameranızın iyi bir açıda olduğundan emin olun. Kamera karşısındaki görüntünüz savunma sınavlarında önemli bir ayrıntıdır.

 

§  Jüri üyeleri ve katılımcılarla uzaktan (video konferans yoluyla) iletişim kurmanıza rağmen, jestleriniz ve sözsüz iletişiminiz oldukça önemlidir. Sunumunuzda vurgulayacağınız temel noktalarını nasıl vurgulamanı gerektiğini planlayın. Beden diliniz ve pragmatik duraklamalar işe yarayabilir. Ancak, yüz yüze konuşmada olduğu gibi iletişiminizi engelleyen sözlü dolgu unsurlarından (ııııııı, mmm, bilirsiniz) kaçınmak için pratik yapın.

 

§  Konuşurken kameraya bakmayı unutmayın.

 

4. KOMİTE ÜYELERİNİN ROL VE SORUMLULUKLARI

 

§  Tüm komite üyeleri, kullanılacak video konferans platformunu savunma öncesinde nasıl kullanacaklarını bilmekten/öğrenmekten sorumludur. Platformu kullanmak için bir deneme yapın, becerilerini konusunda kaygılarınız varsa biz uzmandan teknik destek alın.

 

 

5. ENSTİTÜ TEMSİLCİSİNİN ROL VE SORUMLULUKLARI

 

§  Enstitü temsilcisi uzaktan yapılan sınavın usul ve esaslara uygun bir şekilde yapılıp yapılmadığını kontrol etmelidir.

 

§  Sınavın aksamadan yürütülmesi konusunda adaya ve danışman öğretim üyesine destek olmalıdır.


Örgün Eğitimin Uzaktan Yürütülmesi